Bewirtungsbeleg digitalisieren: Pflichtangaben, GoBD und das Handy-Foto

Warum der Bewirtungsbeleg ein Sonderfall ist

Geschäftliche Bewirtungskosten — das Kundenessen im Gasthaus, die Brotzeit mit dem Subunternehmer — sind nur zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Die restlichen 30 % bleiben Privatvergnügen aus Sicht des Gesetzgebers. Die Vorsteuer dagegen dürfen Sie bei einer ordnungsgemäßen Rechnung zu 100 % ziehen (§ 15 Abs. 1a UStG).

Beides funktioniert nur, wenn der Beleg formal vollständig ist. Genau daran scheitern Bewirtungsbelege in der Praxis: Der Bon aus der Gaststätte allein reicht nie — es braucht zusätzlich Ihre eigenen Angaben zum Anlass der Bewirtung.

Pflichtangaben: Was auf und zum Beleg gehört

1. Die Rechnung der Gaststätte

• Maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet — der Bon muss aus der Registrierkasse kommen (TSE-Bon). Handgeschriebene Rechnungen erkennt das Finanzamt seit dem BMF-Schreiben vom 30.06.2021 grundsätzlich nicht mehr an.
• Name und Anschrift der Gaststätte, Ausstellungsdatum.
• Einzelaufstellung der Speisen und Getränke mit Preisen — die Sammelbezeichnung „Speisen und Getränke“ genügt nicht.
• Bei Rechnungen über 250 € brutto zusätzlich: Name des bewirtenden Unternehmers als Rechnungsempfänger, Steuernummer oder USt-IdNr. der Gaststätte und eine Rechnungsnummer.
• Bis 250 € brutto gilt die Erleichterung für Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) — der übliche Kassenbon reicht dann als Rechnung.

2. Ihre eigenen Angaben (der „Eigenbeleg“)

• Ort und Tag der Bewirtung,
• alle Teilnehmer — einschließlich Ihnen selbst und Ihrer Mitarbeiter,
• der konkrete Anlass — „Kundenessen“ genügt nicht; „Besprechung Angebot Badsanierung Müller, Projekt 2026-14“ genügt,
• die Höhe der Aufwendungen (inkl. Trinkgeld),
• Ihre Unterschrift — auf Papier oder als elektronische Freigabe im digitalen Prozess. Die Angaben müssen zeitnah gemacht werden, nicht Monate später beim Jahresabschluss.

3. Trinkgeld

Trinkgeld ist abziehbar, muss aber nachgewiesen sein: idealerweise maschinell auf dem Bon, sonst handschriftlich vom Servicepersonal quittiert oder per Eigenbeleg dokumentiert.

Digital erfassen: Was das BMF ausdrücklich erlaubt

Das BMF-Schreiben vom 30.06.2021 stellt klar: Sowohl die digitale Bewirtungsrechnung als auch der digitalisierte Papierbon (Foto/Scan) werden anerkannt. Die Eigenbeleg-Angaben dürfen digital erfasst und elektronisch autorisiert werden; Rechnung und Eigenbeleg dürfen als ein Dokument zusammengeführt oder digital miteinander verknüpft werden. Bedingung ist ein GoBD-konformer Prozess:

• Zeitnah: Beleg möglichst direkt nach Entstehung erfassen — das Foto am Tisch ist der Idealfall, nicht die Ausnahme.
• Vollständig und lesbar: der ganze Bon auf dem Bild, inklusive Trinkgeld-Vermerk und getackertem EC-Beleg.
• Unveränderbar: das digitale Original darf nachträglich nicht manipulierbar sein; Änderungen müssen protokolliert werden (revisionssichere Ablage).
• Nachvollziehbar: der Weg vom Foto zur Buchung muss dokumentiert sein (Verfahrensdokumentation).

Ist das erfüllt, darf das Thermopapier-Original grundsätzlich vernichtet werden („ersetzendes Scannen“) — was beim Bewirtungsbeleg doppelt wertvoll ist, weil Thermopapier nach Monaten im Ordner ohnehin unlesbar verblasst. Aufbewahrt wird der digitale Beleg als Buchungsbeleg 8 Jahre (verkürzt durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV; zuvor 10 Jahre).

Checkliste am Tisch