DATEV · Export
DATEV-Buchungsstapel aus Belegen erstellen: EXTF-Format, Felder, Importfehler
Die große Mehrheit der deutschen Steuerkanzleien bucht mit DATEV — und der Buchungsstapel ist die Standard-Brücke dorthin. Wer versteht, was in der EXTF-Datei steht, erspart seiner Kanzlei Abtipparbeit und sich selbst Rückfragen. Ein Praxisüberblick.
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Was ein Buchungsstapel ist
Ein Buchungsstapel ist eine Sammlung von Buchungssätzen, die DATEV-Programme (etwa Kanzlei-Rechnungswesen) in einem Vorgang importieren. Technisch ist es eine CSV-Datei im DATEV-Format: Dateien, die ein Fremdprogramm erzeugt, beginnen mit der Kennung EXTF; von DATEV selbst exportierte mit DTVF. Für den Stapel gilt die Formatkategorie 21 („Buchungsstapel").
Der Aufbau ist immer gleich: Zeile 1 ist der Header mit Metadaten (Kennung, Formatversion, Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahresbeginn, Sachkontenlänge, Zeitraum des Stapels), Zeile 2 enthält die Spaltenüberschriften, ab Zeile 3 folgt je Zeile ein Buchungssatz.
Die Felder, auf die es ankommt
| Feld | Inhalt | Stolperfalle |
|---|---|---|
| Umsatz | Betrag ohne Vorzeichen, Dezimal-Komma (z. B. 50,43) | Kein Minuszeichen — die Richtung bestimmt das S/H-Kennzeichen. |
| S/H | Soll/Haben-Kennzeichen (S oder H) | Bezieht sich auf das Konto im Feld „Konto“, nicht aufs Gegenkonto. |
| Konto / Gegenkonto | Sach- oder Personenkonto, z. B. 3400 gegen 1200 | Kontenlänge muss zur Mandanten-Einstellung passen (4- bis 8-stellig). |
| BU-Schlüssel | Steuerschlüssel, üblich: 9 = 19 % VSt, 8 = 7 % VSt | Bei Automatikkonten (z. B. 3400 im SKR03) entfällt der Schlüssel — doppelt gesetzt wird die Steuer falsch gerechnet. |
| Belegdatum | Format TTMM ohne Jahr (z. B. 0807 für den 8. Juli) | Das Jahr kommt aus dem Wirtschaftsjahr im Header — Belege aus dem falschen Jahr fliegen beim Import raus. |
| Belegfeld 1 | Rechnungs-/Belegnummer (max. 36 Zeichen) | Der Schlüssel, über den die Kanzlei Buchung und Belegbild zusammenführt. |
| Buchungstext | Freitext, max. 60 Zeichen (z. B. Lieferantenname) | Umlaute brauchen die richtige Kodierung (ANSI/CP1252, nicht UTF-8). |
Typische SKR03-Konten im Handwerksbetrieb
Welche Konten gelten, entscheidet Ihre Kanzlei (SKR03 oder SKR04, plus individuelle Kontenpläne). Diese SKR03-Konten tauchen in belegintensiven Handwerksbetrieben aber ständig auf:
| Konto | Bezeichnung | Typischer Beleg |
|---|---|---|
| 3400 | Wareneingang 19 % Vorsteuer (Automatikkonto) | Baumarkt-Sammelbon, Großhandel |
| 4530 | Laufende Kfz-Betriebskosten | Tankbeleg, Wagenwäsche |
| 4650 | Bewirtungskosten (abziehbarer Anteil) | Kundenessen — 70 %-Anteil |
| 4654 | Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten | Kundenessen — 30 %-Anteil |
| 4930 | Bürobedarf | Druckerpapier, Toner |
| 4980 | Betriebsbedarf | Kleinmaterial, Arbeitshandschuhe |
Wichtig: Das ist Orientierung, keine Kontierungsvorgabe — die endgültige Kontierung gehört in die Hand der Kanzlei. Ein guter Belegprozess liefert deshalb einen Kontovorschlag, den die Kanzlei bestätigt oder ändert.
Woran der Import am häufigsten scheitert
- Falsches Wirtschaftsjahr: Header sagt 2026, im Stapel stecken Dezember-Belege aus 2025 — DATEV weist die Zeilen ab.
- Datumsformat: Belegdatum mit Jahr (08.07.2026) statt TTMM (0807) ist der Klassiker bei selbstgebauten Excel-Exporten.
- Beträge: Dezimal-Punkt statt Komma, Tausendertrennzeichen oder negative Beträge statt S/H-Kennzeichen.
- Kodierung: UTF-8 statt ANSI — aus „Müller" wird „Müller" im Buchungstext.
- Steuer doppelt: BU-Schlüssel auf einem Automatikkonto gesetzt — die Steuer wird doppelt oder falsch gerechnet.
- Sachkontenlänge: Stapel mit 4-stelligen Konten in einen Mandanten mit 6-stelligem Kontenrahmen importiert.
Vom Papierbeleg zum Stapel
Der Stapel selbst ist nur das Endprodukt. Die eigentliche Arbeit ist davor: jeden Bon erfassen, Beträge und Steuersätze korrekt trennen (der Baumarkt-Bon mit 19 % und die Hotelrechnung mit 7 %/19 % gemischt), Belegnummern ins Belegfeld übernehmen und das Belegbild so ablegen, dass die Kanzlei es zur Buchung findet. Wer das von Hand in Excel macht, baut genau die Fehler ein, an denen der Import scheitert.
Hinweis: Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Steuerberatung im Sinne des StBerG. Verbindliche Auskünfte gibt Ihre Steuerkanzlei.